10 onmisbare Outlook-tips

Krijgt u het meeste uit het programma als u Outlook gebruikt? De Outlook-desktopclient is een paradijs voor gebruikers met meer functies dan een Zwitsers zakmes, en de ongelukkige waarheid is dat veel mensen er gewoon door overweldigd raken. Dat hoeft jij niet te zijn! Hoewel er honderden suggesties en trucs zijn om dit zware e-mailprogramma te gebruiken, hebben we het kort gehouden en een lijst samengesteld met de top 10 die het nuttigst en vaak over het hoofd wordt gezien. Met deze tips kunt u zelfverzekerder, efficiënter en minder beschaamd zijn, of u nu aan het werk bent of e-mail beheert vanaf uw pc.

1. Quick-Preview Elke sectie van Outlook
Heeft u snel een overzicht van de kalender nodig? Misschien moet je snel zien wat er nog in je takenlijst staat en iemand uit je contactenlijst vinden. In Office 2013 is de functie "Peek Preview" geïntroduceerd waarmee u een snel overzicht van het tabblad Kalender, Mensen en Taken kunt bekijken door eroverheen onder aan Outlook te zweven.

2. Snelle stappen
Besteedt u veel van uw tijd aan Outlook aan het uitvoeren van repetitieve taken? Vereenvoudig uw workflow door enkele snelle stappen toe te voegen die uw werk voor u kunnen doen. Elke knop kan worden ingesteld om automatisch te reageren met ingeblikte tekst, e-mails door te sturen, e-mails naar mappen te kopiëren, afspraken te maken en meer. Snelle stappen lijken misschien ingewikkeld om in eerste instantie te installeren, maar maak je geen zorgen, we hebben je een eenvoudig te volgen zelfstudie over dit onderwerp gegeven. Het is echt de moeite waard om de tijd te nemen om te leren hoe je ze kunt gebruiken als je elke dag Outlook gebruikt.

3. Conversatieweergave inschakelen
Haat het of vind het geweldig, vanaf het moment dat Gmail het idee heette, waren mensen verslaafd aan het lezen van e-mails in gesprekslijsten. Wat nog beter is, deze weergave laat je eenvoudig hele stromen e-mails negeren als je in een groepsgesprek zit dat je liever niet hebt. Het wijzigen ervan is net zo eenvoudig als klikken op een selectievakje hiervoor op het tabblad Weergave van het e-maillint.

4. Voeg een nieuw contact toe bij het lezen van e-mail
Handmatig schrijven in contact-e-mailadressen is zo 2003. In meer recente versies van Outlook (2007-2013) kunt u mensen toevoegen aan uw lijst met contactpersonen bij het lezen van een e-mail als u op hun adres in de kop klikt.

5. Maak Ongelezen e-mail opvallende
De standaardkleuren en -lettertypen in Microsoft Office laten u veel meer wensen. Hoewel ik een bepaalde kleurset niet kan voorstellen waar iedereen daar het over eens is, kan ik je vertellen dat het aanpassen van die van jou binnen handbereik ligt. Ga naar het lint Weergave> Instellingen bekijken> Andere instellingen en voorwaardelijke opmaak. Binnen elk venster kunt u niet alleen de kleur, maar ook het lettertype, de grootte en de stijl van elk tekstgedeelte in Outlook wijzigen. Meer details in de oranje link hierboven.

6. Uitgestelde levering
Heb je ooit een e-mail verstuurd om een ​​"OH CRAP! Waarom heb ik dat‽-moment meteen verzonden? Ik gebruik deze functie al jaren en kan je niet vertellen hoe vaak het mijn spaartje heeft bespaard en slechte e-mails heeft achtergehouden. Hoewel dit belangrijk kan zijn in een bedrijfskantoor, is het vooral belangrijk wanneer u klanten behandelt, omdat e-mails nauwkeurig zijn en onbedoelde miscommunicaties worden voorkomen. Het is eenvoudig genoeg om één bericht uit het lint Opties in het compositievenster uit te stellen, maar om standaard alle e-mails te vertragen, is een iets gecompliceerdere Outlook-regel nodig die beter wordt beschreven in deze gekoppelde handleiding.

7. Schakel het People-venster uit
Het is lelijk, het is omvangrijk en levert waardevolle schermruimte op. Hoewel Microsoft het deelvenster Personen aanzienlijk heeft verbeterd in Office 2013, is het voor de meeste gebruikers nog steeds een probleem. Gelukkig maakten ze het super gemakkelijk uitzetten. Ga in de e-mailmodus naar het lint View en klik op People Pane> Off om de rommel onderaan het leesvenster te sluiten. Als je het ooit nog nodig hebt, weet je nu ook waar je de on-knop kunt vinden, omdat het op dezelfde plek staat.

8. Schakel voorbeeldvoorbeelden in het mapvenster uit
Voor de meeste e-mails is het onderwerp en de afzender voldoende om te weten of u het wel of niet wilt openen en lezen. Als je berichtvoorbeelden uitschakelt, heb je tot 50% meer ruimte om de e-mails in je inbox te zien. Dat betekent dat je ze sneller kunt doorlopen en weer iets productiever kunt doen. Om deze uit te schakelen, gaat u naar het lint Weergeven en klikt u op Berichtvoorbeeld> Uit.

9. Vakantie (afwezigheid herinnering)
Als u Outlook voor werk gebruikt, is dit een geruststelling. Klanten en collega's laten weten dat je de stad uit bent, is de beste manier om te vermijden wat anders een boze menigte zou kunnen worden. Ze vragen zich af waarom je die TPS-rapporten nooit op vrijdag hebt verzonden. Er zijn een paar manieren om dit te doen. Een daarvan is het instellen van een vergadering als herinnering. Een andere is om een ​​regel in te stellen die vergelijkbaar is met die in de onderstaande schermafbeelding. Maar degene die de meeste mensen gebruiken, wordt de "Out of Office Assistant" genoemd en vereist dat uw e-mail wordt gehost op een exchange-server.

10. Bespaar uzelf tegen per ongeluk beantwoorden van e-mail Horrors
Zelfs als voor de gek gehouden wordt voor sonische diarree is dat het minst van je zorgen, er zijn nog steeds genoeg dingen die je waarschijnlijk alleen in de inbox van een select aantal mensen achterlaat. Deze tip betreft het installeren van een Outlook-plug-in die u zal voorkomen of op zijn minst zal waarschuwen als u op het punt staat om een ​​e-mail te sturen naar iedereen op een antwoordlijst in plaats van deze naar een persoon te sturen. U kunt de plug-in hier downloaden vanaf Microsoft.com. Voer gewoon het MSI-bestand uit en de installatie is eenvoudig.