Dropbox Goes Corporate Introductie van Dropbox Teams - Tijd om IT te heroverwegen

Met IT bedoel ik, informatietechnologie. Spring over Microsoft en laat me je voorstellen aan Dropbox voor teams, Dropbox voor een nieuw aanbod van Dropbox. Een nieuw product dat de Dropbox-service gebruikt die we allemaal hebben, gaat ervan houden en past het voor het bedrijf aan. Is het goed? Nou, mijn voorspelling is in Q1 2011: Dropbox voor teams of het "Dropbox Shared Plan" zal uw bedrijf minstens $ 10.000 besparen en één door stress geïnduceerde hartaanval ( minimaal ) voorkomen. Ja echt ... Blijf bij me, ik zal het uitleggen.

Als je met enige regelmaat leest, weet je al dat we enorme fans van Dropbox zijn - we gebruiken het allemaal persoonlijk en samen en het werkt als een droom. Dus je kunt je mijn opwinding vanmorgen voorstellen, MrGroove heeft me een e-mail gestuurd waarin zijn "ontdekking" wordt geschetst dat Dropbox Dropbox Teams nu aanbiedt als een vroegtijdige toegangsrelease.

Update: deze recensie is oud! Sindsdien hebben we de nieuwe functies van Dropbox for Team opnieuw bekeken, waaronder meer opslag, integratie met Active Directory en telefonische ondersteuning. Lees de bijgewerkte beoordeling van Dropbox for Teams om de primeur te krijgen.

Bedrijfsproblemen opgelost met Dropbox-teams

Meteen begon mijn hoofd te draaien met het nadenken over alle praktische legacy "IT GUY" -applicaties die Dropbox kon brengen voor kleine, middelgrote en grote bedrijven, inclusief de bedrijfsomgeving. Denk er over na. Met de strategie van vandaag, maakt uw bedrijf / bedrijf waarschijnlijk gebruik van Windows-bestandsdeling, tenzij u een baziljoen dollars wilt uitgeven met EMC of een andere opslagleverancier. En als je echt groovy bent, gebruik je mogelijk Microsoft DFS om de naamgevingsruimte van de share te virtualiseren. Zelfs met dat alles, hou je er niet van als je een document probeert te openen en staat er ' Sorry, dit bestand is in gebruik ... Wil je openen in de alleen-lezen modus? "Hoeveel massale e-mails heb je gezien waar mensen vragen wie CLIENTS.XLSX in godsnaam heeft geopend, en kunnen ze het PLEASE sluiten, zodat essentiële veranderingen kunnen worden opgeslagen ( en hoe vaak is die persoon op lunch geweest )?

Of misschien hebt u meerdere locaties in uw bedrijf waar de medewerkers bestanden van een enkele bestandsserver moeten delen? Nou voor een, het is hella traag, dus je IT-man zegt eenvoudig, ik zal gewoon DFS-bestandsreplicatie inschakelen, toch? Fout - Microsoft vergat in hun genialiteit het toevoegen van bestandsconflicten of botsingen ... en dat is waar Dropbox voor teams in komt!

Dropbox voor teams

Dropbox voor teams, in hun eigen woorden,

combineert de synchronisatie-, delen- en beveiligingsfuncties van de traditionele Dropbox met nieuwe beheer- en groepsfuncties die het perfect maken voor bedrijven.

Dit doen ze door de volgende functies toe te voegen bovenop de vertrouwde voordelen van persoonlijke Dropbox-accounts:

• Gecentraliseerd beheer en facturering : moeilijk om te enthousiast over te worden, maar het is zeker belangrijk, omdat je meerdere licenties en toegang tot mappen voor een aantal gebruikers beheert. Met Dropbox voor teams kun je toegang tot accounts beheren, pools van licenties kopen, opslag beheren en gebruikers toevoegen aan of verwijderen uit één account. Facturering wordt centraal afgehandeld, zodat u geen collega's of zakelijke partners hoeft te bezoeken tijdens het aanmeldingsproces. Bovendien, als ze al Dropbox-gebruikers zijn, worden hun bestanden en mappen automatisch gemigreerd en worden eventuele vooruitbetaalde abonnementskosten op het saldo van het team toegepast. En als iemand de bijl krijgt, kun je de licentie gewoon naar de nieuwe persoon ruilen.
• Gedeelde quota : met traditionele Dropbox-accounts heeft elke gebruiker zijn eigen Dropbox-quotum. Om het nog erger te maken, als je een gedeelde Dropbox-map hebt, telt het mee voor het quotum van elke gebruiker die toegang heeft tot de map. Met Dropbox for Teams delen jullie allemaal een groot quotum ( 350 GB 1000 GB om te starten ) en de inhoud van elke gedeelde map telt slechts één keer tegen het genoemde gezamenlijke quotum. Dit maakt Dropbox voor teams zeer schaalbaar en rechtvaardig onder teamleden.
• Groep Gedeelde mappen (in november 2010) : deze is nog in de pijplijn, maar in november 2010 kun je groepen in je Dropbox-account maken en beheerders aan elke groep toewijzen. In de toekomst kunt u nieuwe Dropbox-gebruikers aan dat account toewijzen, zodat deze direct worden toegevoegd aan gedeelde mappen die voor hen het meest relevant zijn. Later kunt u met Dropbox for Teams de rechten voor elke groep aanpassen. Sommige mappen kunnen bijvoorbeeld worden gelezen / geschreven naar een afdeling of alleen voor een andere. U zou dus de lees- en schrijfmappen van de "Marketing" -groep gescheiden kunnen houden van de bestanden en mappen van de groep "Accounting", maar u zou ook kunnen beschikken over drop-ins met alleen-schrijven ( met een beetje d ) zodat andere teams hun facturen en uitgaven kunnen uploaden rapporten of deliverables. Update: gedeelde groepsmappen zijn hier, maar aangepaste lees- en schrijfrechten zijn dat niet.
• Verbeterde bestandsvergrendeling / conflicterend bestandsbeheer ( binnenkort beschikbaar ) : MrGroove was nieuwsgierig naar hoe Dropbox voor teams omging met potentiële bestandsbotsingen, dus schoot hij het verkoopteam een ​​e-mail. Voor nu heeft Dropbox for Teams het vertrouwde conflictbeheersysteem voor versies van de traditionele Dropbox, waarbij als een bestand op twee computers is geopend, de eerste versie die wordt opgeslagen het origineel wordt en de tweede versie die wordt opgeslagen de conflicterende kopie wordt. Wat hier van belang is, is dat niets wordt overschreven en de ongelijkheden later kunnen worden opgelost. En aangezien iedereen een lokale kopie van alle bestanden heeft ( het is tenslotte in de cloud ), zult u niet vechten om toegang. Het Dropbox-team vertelde ons dat ze in de toekomst van plan zijn functies toe te voegen die check-ins / check-outs van bestanden en bestandsvergrendeling mogelijk maken, waardoor het probleem met de bestandsbotsing voor eens en voor altijd wordt opgelost.

Dat zijn slechts de functies die nieuw zijn en / of verbeterd met Dropbox for Teams. De ware schoonheid van Dropbox for Teams is dat het al het goede van Dropbox naar een meer collaboratieve omgeving brengt die geschikt is voor netwerken op bedrijfsniveau. Hoe zit het met die $ 10.000 die ik je vertelde dat het zou redden? Oh ja, ik denk dat het tijd is dat ik de prijs noem ...

Dropbox voor teams Prijzen

Het basisaccount voor Dropbox for Teams is $ 795 per jaar voor vijf gebruikers en 350 GB 1000 GB aan gegevens. Elke extra gebruiker is $ 125 en meer gegevensopslag is een extra $ 200 per 100 GB en wordt geleverd met 200 GB meer opslagruimte. Dat klinkt in eerste instantie nogal steil, maar dat geldt ook voor Dropbox Packrat (meer over deze groovy-functie een beetje later ), wat een waarde van $ 39 per gebruiker is als deze afzonderlijk wordt gekocht. Als je vijf Dropbox Pro 100-accounts afzonderlijk zou kopen en Dropbox Rewind voor elke account zou toevoegen, kijk je naar $ 1.195, hoewel met 500 GB ( wat je misschien wel of niet nodig hebt ). Maar dat zijn niet de besparingen waar ik het over heb.

Bedrijfssparen

De echte besparingen komen met wat je niet hoeft te kopen als je Dropbox for Teams koopt. Laten we ze aftellen, zullen wij?

1. Lokale bestandsserver en 350 GB opslag - $ 3000 + $ 800 jaarlijkse hostingkosten ( typisch datacentervermogen / koeling / rackkosten - minder als het onder uw bureau zit ... )
2. Windows 2008 R2 Standard Server - $ 800
3. IT-ondersteuning Guy - Nou ... je hebt er nog steeds een nodig, maar nu kan hij aan meer 'belangrijke' dingen werken
4. Back-up software, tapedrive en tapes, Offsite Iron Mountain Backup, DFS File locking-technologie, blah blah blah - Veel!
5. Eindgebruikers kunnen Dropbox Rewind gebruiken zonder een oproep aan de helpdesk - Onbetaalbaar!

Laten we elk van deze 1 tegelijk bespreken.

Zie waar ik het over heb! Met slechts één daarvan spreken - Dropbox's oorspronkelijke bestandsbotsingsbeperking die niet bestaat in Microsoft DFS of Windows File Sharing zoals eerder vermeld, is een echte redder in nood. Afgezien van de uren aan on-the-clock tijd, bespaart het u en vermijdt u ook de kosten van het betalen voor een toepassing voor het vergrendelen van bestanden van derden om bovenop DFS te werken. PeerLock Server kost bijvoorbeeld $ 1.399 per licentie en als u gaat samenwerken, hebt u minimaal twee licenties nodig.

Back-up software? Nogmaals, met Dropbox for Teams hoeft u niet te investeren in dure serverback-upsystemen, tape-robots en opslag op afstand door Dropbox Rewind te gebruiken. Zoals hierboven vermeld, is Dropbox Rewind niet exclusief voor Dropbox for Teams, maar het is zelfs nog handiger als het wordt toegepast op een bedrijfsomgeving. Dropbox Rewind slaat automatisch onbeperkte versies van elk van uw bestanden op, zodat u de eindgebruiker met een paar klikken op de knop naar een vorige versie kunt terugdraaien. Nooit meer schaapachtig e-mailen aan de systeembeheerders die hem vroegen hem alleen je master-spreadsheet ongedaan te maken om erachter te komen dat de tape al off-site ging ... Dit zou een uitkomst zijn geweest bij mijn oude baan, waar we mappen hadden volgepakt met eindeloze ver1, ver2, ver3, ver4, enz. van elk bestand. Eerlijk gezegd ben ik niet zeker hoe dit voor Dropbox financieel gaat werken, omdat ze een onbeperkte hoeveelheid gegevens moeten opslaan om onbeperkte versies van elk bestand te behouden, maar dat is hun probleem, niet het jouwe. Mijn gok is dat Amazon ze een goede deal geeft over opslag.

Veiligheid

Hoewel dit geen gebied is waar aanzienlijke kostenbesparingen worden gerealiseerd, moet u nog steeds ijverig zijn om uw lokale netwerk en lokale kopieën van Dropbox-bestanden veilig te houden met behulp van EFS-codering of een andere cryptotechnologie. Maar Dropbox is lang net zo veilig geweest als opslag in de cloud kan zijn ( dat is echter een debat op zich ). Dropbox zegt dat ze dezelfde methoden gebruiken als banken en het leger om uw gegevens veilig te verzenden EN op te slaan, waaronder SSL-codering voor verzending van / naar de Dropbox-server, AES-256-codering voor bestanden die zijn opgeslagen op de Dropbox-server en beveiligingslagen zelfs van Dropbox-medewerkers die alleen metadata kunnen bekijken bij het in kaart brengen van klantenondersteuningstickets. Als je meer wilt weten over de beveiligingsmaatregelen die door Dropbox worden gebruikt, lees dan over Amazon S3, de service die Dropbox gebruikt om je bestanden op te slaan.

Conclusie

Dropbox voor teams is zeker opwindend - ik heb me al heel lang afgevraagd waarom meer bedrijven Dropbox niet gebruiken en nu zijn er zelfs minder excuses om dat niet te doen. De nieuwe functies zijn robuust genoeg om echt een nieuwe enterprise-serviceklasse te vormen ( ze herbergen niet alleen hun service voor zakelijke klanten ) en wat Dropbox groovy in de eerste plaats heeft gemaakt, is er ook allemaal. Dropbox for Teams maakt het leven zowel intern als extern gemakkelijker, omdat je grote bestanden en mappen kunt delen zonder grote schade toe te brengen aan e-mailservers. Bovendien klinkt het alsof de Dropbox-crew al meer groovy functies aan het koken is, waardoor Dropbox for Teams nog veelbelovender is.