Procedure: vervolgkeuzelijsten en gegevensvalidatie toevoegen aan Excel 2010-spreadsheets

In Excel 2010 en 2007 is een handige functie die ik tijdens het seizoen van het seizoen altijd gebruik, de functie Gegevensvalidatie waarmee u een vervolgkeuzelijst in cellen kunt maken voor het invullen van velden. Omdat een aantal van ons gezamenlijk aan het budget werken, kan ik door het gebruik van de vervolgkeuzelijsten de gegevens genormaliseerd houden, waardoor ik en mijn collega's veel tijd besparen tijdens en aan het einde van het proces. Dit is slechts een voorbeeld, maar ik ga raden dat je het begrijpt. Als dat niet het geval is, opent u Excel 2010 of 2007 en volgt u de magie van Excel-vervolgkeuzelijsten!

Hoewel ik normaliter de valideringslijsten voor gegevensvalidatie aan volledige kolommen toevoeg, kunt u ook het vervolgkeuzemenu aan afzonderlijke cellen toevoegen. In het onderstaande voorbeeld bouw ik een vervolgkeuzelijst op een hele kolom om me te helpen de Genre-categorie van mijn muziekverzameling op te bouwen.

Stap 1 - Selecteer aan welke cellen u een validatie wilt toevoegen

Klik op een kolom om de volledige kolom te markeren.

Stap 2 - Datalint

Nu dat u de gewenste cellen hebt geselecteerd, klikt u op het tabblad Gegevens in het lint en vervolgens op de tool Gegevensvalidatie .

Stap 3 - Validatiecriteria

Klik op het tabblad Instellingen op de vervolgkeuzelijst Toestaan ​​en Klik op Lijst .

Stap 4 - Dropdown-lijst

In het vak Source zijn er twee verschillende opties.

1. Als je al een paar rijen hebt met je lijstgegevens, kun je gewoon die velden selecteren. Dit is de reden waarom ik IE gewoonlijk gebruik: gebruik ergens een verborgen kolom in mijn spreadsheet om dingen eenvoudig te houden, ik raad # 2 aan voor deze oefening.
2. Voer de gegevens voor het vervolgkeuzemenu handmatig in door ze in het vak te typen dat ze scheidt met een komma.

Klik op OK om op te slaan.

Stap 5 - Optioneel: invoerbericht + foutmelding

Er zijn twee extra gegevensvalidatietabbladen die u kunt gebruiken als u dat wilt. De eerste is Invoerbericht . Op dit tabblad kunt u een klein pop-upbericht toewijzen dat verschijnt wanneer iemand een cel selecteert waaraan deze gegevensvalidatie is toegewezen. De tweede is de Foutmelding, hiermee kunt u een bericht instellen wanneer iemand informatie probeert in te voeren in de cel die niet overeenkomt met wat u in de Bron hebt geplaatst.

Gedaan!

Nu hebben alle cellen die u aanvankelijk hebt gekozen een vervolgkeuzemenu-functie met een lijst waaruit u kunt kiezen voor de cel. Deze cellen worden nu ook gemodereerd / genormaliseerd door gegevensvalidatie, dus u mag slechts één van de bronopties in de cel invoeren. Als de gebruiker de vervolgkeuzelijst gebruikt en selecteert, is dit geen probleem. Als ze typen, geen probleem. Als ze de WRONG-gegevens typen, krijgen ze de foutpopup zoals hierboven is geconfigureerd in stap 5 (als u een foutbericht hebt geconfigureerd, enz.).

Conclusie

Zoals ik in de opening al zei, gebruik ik altijd een vervolgkeuzelijst op het werk en thuis bij het coördineren van artikelen hier op . Google Documenten ondersteunt ook de functie, dus houd de tutorial in de gaten voor een paar dagen.