How-To AutoArchive configureren en beheren In Outlook 2010 en 2013

Sinds het begin van Outlook heeft Microsoft altijd de functie Archief en AutoArchiveren opgenomen en Outlook 2010 is hierop geen uitzondering. De AutoArchive-functie verplaatst of verwijdert automatisch oudere e-mails uit uw primaire mailbox naar een archiefgegevensbestand dat op uw lokale harde schijf is opgeslagen. Deze bestanden worden .PST-bestanden genoemd. In het verleden, toen Outlook. PST-bestanden een GIG-limiet hadden, was de functie Archive veel belangrijker omdat oudere e-mail werd gearchiveerd vanuit uw primaire .PST-bestand naar een Archive.pst-bestand. Dat gezegd hebbende, hoewel .PST-bestanden in Outlook 2010 een limiet van 20 Gig bevatten; het is nog steeds een goed idee om het uw oudere e-mail te laten beheren om uw .PST-bestanden klein te houden en de systeemprestaties te verhogen!

Leg opnieuw uit Wat de AutoArchive-functie doet, alsjeblieft!

AutoArchiveren verkleint de postvakgrootte door oude items te verwijderen of verplaatsen naar een archiefbestand of PST. Het proces werkt vrijwel hetzelfde, of u nu Microsoft Exchange op het werk of IMAP of POP gebruikt vanuit een thuis- of een kleine bedrijfsomgeving. Het is eigenlijk net alsof je een paar stapels papier van je bureau haalt en ze in een georganiseerde snel toegankelijke archiefkast of .PST-bestand plaatst, zoals hierboven vermeld. Dit proces verschilt van exporteren op twee manieren. Met exporteren kunt u de e-mails naar meerdere verschillende externe indelingen verplaatsen, terwijl u met Archivering alleen oudere e-mails naar een PST-bestand kunt verplaatsen of de e-mail volledig kunt verwijderen. Met archiveren kunt u ook gemakkelijker toegang krijgen tot oude e-mail, omdat er een tabblad in het navigatievenster van Outlook voor hen is. Natuurlijk kunt u ook AutoArchiveren instellen om ook uw oude e-mail te verwijderen.

Standaard AutoArchiveren inschakelen voor ALLE mappen van Outlook 2010

1. Klik in Microsoft Outlook op het menu Bestand en selecteer Opties .

2. Klik in het menu Opties op het tabblad Geavanceerd en vervolgens op de knop Instellingen voor automatisch archiveren .

3. Schakel het selectievakje voor het uitvoeren van AutoArchiveren elke [14] dagen in. Hier kunt u de AutoArchive-instellingen voor Outlook 2010 verder aanpassen, standaard nadat AutoArchive MOET alle mail ouder dan zes maanden in een Archive.pst-bestand VERPLAATSEN (niet verwijderen). Ik stel voor dat u de prompt voordat Autoarchivering uitgevoerd aanvinkt, zodat u wordt gewaarschuwd wanneer er een archief plaatsvindt. Je zou verbaasd zijn hoe vaak mensen me vragen over het missen van e-mail! Normaal gesproken is het gewoon AutoArchiveren-functie. Zodra u de gewenste instellingen heeft, klikt u op Deze instellingen nu toepassen op alle mappen.

Als u de bovenstaande stappen hebt gevolgd, schakelt AutoArchiveren in voor al uw Outlook-e-mails. Als er een map is die u wilt uitsluiten van AutoArchiveren of als u alleen wilt dat deze van toepassing is op een paar mappen, kunnen we dat ook doen. In Outlook 2010 kunt u de AutoArchive-instellingen voor elke map aanpassen. Ziehier hoe.

Wijzig AutoArchiveren-instellingen voor mappen met één Outlook 2010

4. Kijk in Outlook in het navigatievenster aan de linkerkant. Vanaf daar klikt u met de rechtermuisknop op een willekeurige map en selecteert u Eigenschappen om het AutoArchiveren-beleid in te stellen.

5. Klik in het venster Eigenschappen van Postvak IN op het tabblad AutoArchiveren . Hier kunt u de AutoArchive-instellingen voor deze map aanpassen of zelfs AutoArchiveren volledig uitschakelen.

Oké, nu weten we hoe we individuele mappen AutoArchiveren! Maar wat als u helemaal geen AutoArchiveren wilt gebruiken? Als u geen fan bent van de automatische functie, kunt u nog steeds gebruik maken van archivering door het handmatige proces te gebruiken.

Handmatig items archiveren

6. Klik in Outlook op het menu Bestand > Info en selecteer Gereedschappen voor opschonen> Archief.

7. Selecteer in het dialoogvenster Archief welke mappen u wilt archiveren . Dit proces is bijna hetzelfde als AutoArchiveren, behalve dat het een eenmalige deal is. Iets anders is dat je de eigenschap "Niet automatisch archiveren" zelfs kunt overschrijven als je dat op bepaalde mappen hebt toegepast, maar dat is optioneel.

Waar zijn Outlook-gearchiveerde items gelegen?

8. In Outlook hebt u toegang tot gearchiveerde items vanuit de map Archiveren in het linkerdeelvenster voor e-mailnavigatie.

9. U hebt ook toegang tot archieven vanuit het Outlook .pst-bestand waarin ze worden opgeslagen. U kunt daar komen door op het tabblad Bestand> Menu Openen en Outlook-gegevensbestand openen te klikken.

10. Standaard is de locatie van het .stst-bestand in Outlook-archief:

% UserProfile% DocumentsOutlook-bestanden

Als u Archiving in Outlook nog niet eerder hebt gebruikt, probeer het dan eens! Het zal zeker helpen om dingen schoon te houden en oude, ongebruikte e-mailitems uit je primaire postvak / .PST-bestand te verwijderen. Het is ook een leuke manier om de PST-bestandsgrootte onder controle te houden, wat altijd helpt met de systeemprestaties!