Hoe een Portable Document Format Archive maken (PDF / A)

PDF / A is een strikte norm voor Adobe's Portable Document Format (PDF) die federale rechtbanken in de VS nodig hebben voor de presentatie en archivering (dat is waar de "A" binnenkomt) van PDF-documenten. Hier is een eenvoudige techniek om PDF / As te maken die de rechtbank zal accepteren.

Het concept achter PDF / A is eenvoudig, maar de instructies die verschillende leveranciers geven zijn vreselijk ingewikkeld. Hier is de eenvoudige manier om het te doen. Voor mijn voorbeeld gebruik ik Adobe Pro 9.3, maar dit werkt op Adobe Standard 7 en hoger. Hoe hoger de versie, hoe beter.

Open eerst de PDF die u naar PDF / A wilt converteren. Aan de oppervlakte zien een gewone PDF en een PDF / A er hetzelfde uit. De verschillen liggen onder de motorkap.

Kies Bestand / Opslaan als "Postscript". Het heeft de extensie .ps.

Sluit nu uw PDF en open Acrobat Distiller.

Kies Instellingen / Adobe PDF-instellingen bewerken.

Ga naar Lettertypen om ervoor te zorgen dat u alle lettertypen in uw document insluit. In dit geval heb ik de mijn al ingebed.

Open nu uw PDF.ps-bestand. Door het te openen, zal Distiller het automatisch converteren naar een compatibele PDF / A.

Maar is het echt compliant? Laten we het controleren.

Open uw nieuw gemaakte PDF in Adobe Pro (of Standard) en voer Preflight uit door naar Geavanceerd / Preflight te gaan.

Nu analyseren. Kies PDF / A-1b tenzij de rechtbank anders vraagt.

Geen problemen gevonden! De federale rechtbanken zullen het accepteren. Neem contact op met de overheid van uw land - als u buiten de VS woont - om te zien of PDF / A een indeling is die door de rechtbanken wordt vereist.

Als u of uw bedrijf federaal werk doet, heeft deze nieuwe vereiste voor archivering in PDF / A zeker invloed op hoe u PDF-documenten maakt en ermee werkt.