Het gebruik van Afdruk samenvoegen in Microsoft Word om batchdocumenten te maken
Afdruk samenvoegen is een van de klassieke functies van Microsoft Word die wordt gebruikt om massadocumenten met unieke informatie te produceren. Enkele voorbeelden waar dit nuttig kan zijn, zijn brochures, nieuwsbrieven of materialen die worden gebruikt in massamailings. In dit artikel laten we u zien hoe u Afdruk samenvoegen in Microsoft Word kunt gebruiken.
De functie Afdruk samenvoegen gebruiken in Microsoft Word
Voor dit voorbeeld maak ik een document waarin vrienden worden uitgenodigd voor een evenement. Er zijn twee componenten voor een postamenvoegingsbrief; het hoofddocument en de gegevensbron, zoals de namen en adressen van de personen die voor het evenement zijn uitgenodigd. Nadat u de informatie voor de gegevensbron hebt verzameld, gaat Word de documenten combineren voor elke uitgenodigde gast.
De eerste stap is om alle unieke informatie voor elke ontvanger te hebben die een veldnaam wordt genoemd, zoals de naam, het adres en de aanhef. Een ander belangrijk onderdeel van het maken van een samenvoegdocument is het formulier, dat informatie bevat die aan de ontvanger is afgeleverd. De voorbeeldbrief hieronder bevat vijf velden die ik in elk document moet opnemen.
Start de wizard Afdruk samenvoegen
Maak een nieuw leeg document in Microsoft Word en selecteer het tabblad Verzendingen> Start Afdruk samenvoegen> Stap-voor-stap wizard Afdruk samenvoegen .
Wanneer de Afdrukassistentiewizard verschijnt, kiest u de Brievenradio en klikt u op Volgende: Document starten .
Selecteer Gebruik het huidige document en ga dan verder met de volgende stap om ontvangers te selecteren. De wizard Afdruk samenvoegen geeft u de keuze om een bestaand document te gebruiken. Als ik al een brief had voorbereid, kon ik gewoon de veldnamen aanpassen als basis voor de gegevensbron.
De wizard Afdruk samenvoegen is krachtig. U kunt meerdere bronnen gebruiken voor uw lijst met ontvangers, waaronder een Microsoft Access-database of Excel-spreadsheet. Voor dit artikel maak ik mijn gegevensbron helemaal opnieuw door te selecteren, Typ een nieuwe lijst en klik vervolgens op Maken.
Maak en bewaar de gegevensbron
Een formulier met vooraf ingevulde velden zal worden gepresenteerd. Dit is misschien niet ideaal, omdat we sommige van deze gebieden misschien niet willen en het ons kan verwarren. Dus zullen we enkele veldnamen verwijderen en wijzigen; klik op de knop Kolommen aanpassen om dit te doen.
Als u teruggaat naar ons voorbeelddocument, merkt u dat we slechts vijf velden hadden, terwijl de vooraf ingevulde velden die door Word worden geleverd 13 zijn. Sommige ervan zijn belangrijk, dus we houden alleen die velden die we willen. Als u een veld wilt verwijderen, selecteert u het en klikt u vervolgens op Verwijderen.
Klik op Ja om het verwijderen te bevestigen. Herhaal deze stap voor alle secties die u niet wilt.
Omdat we niet over een aantal van de specifieke velden beschikken, zullen we bestaande velden hernoemen en nieuwe toevoegen.
Eenmaal voltooid, moet de lijst met veldnamen overeenkomen en overeenkomen met die zoals beschreven in ons voorbeelddocument. Klik op OK om de wijzigingen te bevestigen.
Ga verder met het invullen van de velden met de namen en adressen van elke ontvanger. Klik op OK als u klaar bent.
Sla uw gegevensbron op, die zal samenvloeien in uw definitieve document.
Een voorvertoning van uw geadresseerden voor Afdruk samenvoegen zal worden gepresenteerd. Als u wijzigingen wilt aanbrengen, zoals een veld bewerken of toevoegen, selecteert u de gegevensbron en klikt u vervolgens op Bewerken. Ga verder met het schrijven van je brief en voer zo nodig samenvoegvelden in.
Voeg samenvoegvelden in
Als u een samenvoegveld wilt invoegen, selecteert u het tabblad Verzendingen, klikt u vervolgens op Samenvoegveld invoegen en kiest u vervolgens het samenvoegveld. Herhaal de stappen om uw document te vullen met de juiste samenvoegvelden.
Als u klaar bent, slaat u uw brief op, dit wordt de standaardbrief genoemd. Als u het weet, kunt u het document met een vergelijkbare structuur gebruiken en kunt u de optie kiezen om het in een bestaand document opnieuw te gebruiken tijdens de Afdrukassistentiewizard.
Laatste document samenvoegen
Hier komt het leuke gedeelte, het samenvoegen van je document. Selecteer het tabblad Verzendingen, klik vervolgens op de knop Voltooien en samenvoegen en klik vervolgens op Individuele documenten bewerken.
Selecteer Alles en klik vervolgens op OK.
Dat is het. Nu zijn al uw documenten gereed om af te drukken of te beoordelen.
Deze instructies werken ook in Microsoft Word 2013, 2010 en 2007. Als u documenten zoals certificaten produceert, werken de functies Afdruk samenvoegen ook in Office-toepassingen zoals Microsoft Publisher.
Raadpleeg de volgende artikelen voor meer tips en trucs voor het gebruik van Microsoft Office of blader door ons volledige archief met Office-artikelen.
- Inkt activeren en gebruiken in Word 2016
- Veranderingen in Word 2016-documenten bijhouden
- Verbeter uw productiviteit met tabbladen in Microsoft Word
