Link Dropbox naar Microsoft Office en nooit meer het werk verliezen!

Onlangs hebben we een groovy communitylid 5 uur werk aan een spreadsheet verloren vanwege een besparingsstoring in Microsoft Excel. Dit scenario is een hoofdpijn die niemand ooit zou moeten tegenkomen. Ik weet het niet van je, maar ik HAAT gewoon HAAT hetzelfde te doen twee keer. Hoe dan ook, MrGroove was gefrustreerd omdat hij niet in staat was om de gegevens terug te krijgen voor onze grooveReader, dus besloot hij om een ​​permanente oplossing te bedenken. Raad eens! Hij kwam niet alleen met een heel goed idee, maar na het uitproberen werkt het perfect! Zodra het is geïmplementeerd, maakt het een einde aan het permanent verliezen van werk!

De kern van onze groovy Tip is natuurlijk Dropbox. Je ziet dat Dropbox een groovende functie heeft waarmee eerdere versies van bestanden 30 dagen lang in je Dropbox-map worden gesynchroniseerd * inclusief verwijderde bestanden . Dus als we Dropbox combineren met het standaardgedrag van Microsoft Office en de functie Autosave, kunnen we de Microsoft Office-documenten synchroniseren en back-uppen terwijl u ze real-time schrijft. Is de gloeilamp al afgegaan? :)

Met deze techniek kunt u bestanden openen en revisies bekijken of eerder verwijderde / verloren bestanden herstellen. Als u bijvoorbeeld AutoRecover / AutoSave hebt ingesteld op een opslaginterval van 1 minuut, kunt u technisch teruggaan naar ELK keer voor ELK document waaraan u ooit hebt gewerkt als u deze setup hebt. Wil je teruggaan naar je presentatie omdat het om 19:55 uur leek? Geen probleem! Of misschien vind je de versie 19:54 beter. De mogelijkheden zijn bijna eindeloos.

Voordat we aan de slag gaan, wil ik ervoor zorgen dat u begrijpt dat, hoewel ik de tip met Office 2010 zal laten zien, deze truc zou moeten werken voor elke toepassing die tijdelijke bestanden of een map Autosave gebruikt, inclusief eerdere versies van Microsoft Office. O ja. ZEER HIP!

* Gratis Dropbox-accounts besparen slechts 30 dagen van eerdere versies; betaalde versies slaan bestanden echter voor altijd op.

Hoe Dropbox te koppelen aan Microsoft Office en nooit documenten te verliezen

1. De eerste stap is om de locatie te vinden waar Office alles opslaat. We moeten drie verschillende locaties voor elke toepassing binnen Office 2010 vinden.

• AutoRecover-locatie opslaan
• Standaard locatie voor bestandsopslag
• Niet-opgeslagen documenten locatie

Zodra u deze locaties hebt gevonden, noteert u ze. De beste manier om hun exacte locatie te onthouden, is door het te kopiëren en in een open Kladblok te plakken . Hieronder ziet u hoe ik het pad heb gelabeld en de link geplakt, zodat ik niet zou vergeten wat was etc.

Snel, zo heb ik de drie mappen in Microsoft Excel 2010 gevonden, omdat het proces relatief vergelijkbaar is voor Word 2010 en PowerPoint 2010.

Voor Excel 2010 * zijn de locaties ' default save' en 'AutoRecover' de volgende:

1. automatisch herstellen
   • % UserProfile% AppDataRoamingMicrosoftExcel
2. standaard bestand opslaan
   • % UserProfile% Documenten

U kunt deze locaties zelf vinden als u naar het menu Bestand> Opties gaat in Office 2010. Eenmaal daar, kunt u het tabblad Opslaan bezoeken en de locaties opzoeken zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding.

* In Office 2007 en Office 2003 en Windows XP kan de locatie verschillen. In mijn voorbeeld zou deze% UserProfile% vertalen naar: C: UsersgrooveDexter. Dit komt omdat% UserProfile% gewoon een universele Windows-code is die u naar uw Windows-gebruikersprofielmap brengt.

2. De niet- opgeslagen bestandslocatie is een beetje anders. In Office 2010 kunt u het vinden via het tabblad Bestand> Info ; vanaf daar Klik op Versies beheren> Niet-opgeslagen werkmappen herstellen.

De standaardlocatie is de volgende *:

% UserProfile% AppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles

Nu je je drie opgeslagen locaties hebt genoteerd, is het tijd om de map in Dropbox te maken.

3. Ga naar My Dropbox ( je dropbox-map op je pc ) en maak vervolgens een nieuwe map met de naam Backup Copies, of welke naam je ook groovy en toepasselijk vindt.

4. Open nu de opdrachtprompt.

5. In de opdrachtprompt gebruiken we de opdracht mklink / d om een symbolische koppeling te maken naar de locaties van uw opgeslagen Office-bestanden. We moeten dit doen omdat Dropbox standaard alleen SYNC of back-up maakt van bestanden en mappen die zich IN DE map met dropboxs bevinden. Daarom zou Dropbox Drop Cars ertoe brengen om te denken dat onze Office Temporary / Autosave-mappen zich in de dropbox-map bevinden.

De syntaxis van de opdracht is:

mklink / D " Nieuw symbolisch koppelingspad in uw Dropbox-maplinknaam " " Oorspronkelijk pad van map waarin Office automatisch opgeslagen bestanden voorkomen "

Voorbeeld:

mklink / D "C: UsersDropboxMy DropboxBackup CopiesExcel_AutoRecover" "C: UsersgDextAppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles"

In het bovenstaande voorbeeld maak ik het nieuwe pad in de map Mijn back- upkopieën van de vervolgkeuzelijst . De Excel_Autorecover Ik moest het handmatig typen als de naam van de nieuwe link.

6. Herhaal dit proces voor elke maplocatie door een nieuwe Symlink ( Symbolic Link ) te maken met alle drie uw Office-toepassingen die mappen opslaan. Merk op dat uw map Unsaved door alle Office-programma's wordt gebruikt, dus u hoeft er maar één te maken. Standaard geldt hetzelfde ook voor uw standaard opslaglocatie.

7. Als u klaar bent, opent u uw Dropbox-websiteaccount en controleert u of de mappen correct zijn gesynchroniseerd.

8. Zelfs als het AutoRecover- of het niet-opgeslagen temp-bestand van uw computer wordt gewist, blijft Dropbox 30 dagen aan het programma hangen. Klik vanuit de Dropbox online-interface op Meer acties> Verwijderde bestanden weergeven om ze te bekijken.

9. Net als bij gewone bestanden archiveert Dropbox de versiegeschiedenis van verwijderde bestanden. Op deze manier hebt u meerdere verschillende versies van elk bestand waar u in Office aan werkt. Dropbox houdt al uw Office-geschiedenis binnen handbereik. Oh ja, je kunt ook gewoon bestanden ook herstellen .

U kunt ook met de rechtermuisknop op een bestand of map klikken om het herstelproces te starten.

Dat is het. Voel je dat de zorgen en stress wegtrekken nu al je gegevens veilig zijn geback-upt en beveiligd in de Dropbox-cloud? Ik weet dat ik me beter voel!

Voor sommigen kan deze How-To-tip een beetje lastig zijn, omdat we Symlinks instellen in een opdrachtprompt, enzovoort. Een optie als je het proces eenvoudigweg wilt, is om je AutoSave- of tijdelijke map te wijzen vanuit Office of een ander applicatie die je wilt beschermen direct in je Dropbox-map. Op deze manier hoef je niet te rotzooien met het maken van symlinks etc. Hoewel een beetje makkelijker, denk ik dat dat meer werk is, maar het is een eenvoudigere manier om hetzelfde resultaat te krijgen!

Vragen? Verward? Hulp nodig? Plaats een opmerking hieronder of nog beter, plaats uw vragen op ons gratis ondersteuningsforum, waar de hele community met groovyReaders klaar staat om u te helpen!