Wat zijn Outlook PST-bestanden en waarom ze gebruiken ... of niet?

Zowat iedereen die ik op het werk spreek, klaagt over de grootte van hun zakelijke e-mailaccount. Normaal gesproken is dit geen probleem (maar mensen klagen nog steeds), omdat wanneer een postvak zijn limiet nadert, de meeste e-mailservers (zoals Microsoft Exchange) de gebruiker zullen waarschuwen zodat ze de postbus kunnen opschonen voordat de server hun limieten voor de grootte toepast door het verzenden / ontvangen te beperken van de server.

Dit is allemaal Fine en Dandy TOT ... je gaat een paar dagen op vakantie, die waarschuwingen voor e- mailafmetingen komen en gaan, en dan KABOOM !!! Uw mailbox is VOLLEDIG en u kunt de e-mail niet meer verzenden of ontvangen van uw mobiele telefoon of zelfs OWA (Outlook Web Access). Ik heb het telefoontje een miljoen keer ontvangen. Mijn iPhone kan geen e-mails verzenden, help!

Dus wat te doen?
Is er een oplossing voor deze onvoldoende grote postvakken?
Wat moet ik doen voordat ik op vakantie ga?

Nu laat ik je kennismaken met het beruchte (volgens IT) Outlook PST-bestand.

Wat zijn Outlook .PST-bestanden?

Outlook-gegevensbestanden of Microsoft Outlook .PST-bestanden (zoals ze meer bekend zijn) kunnen met Microsoft Outlook worden gemaakt om e-mails en bijlagen van uw Server Mailbox-account naar uw lokale pc te verplaatsen of kopiëren. In wezen is het een lokaal archief- of opslagbestand dat u maakt om e-mail en bijlagen op te slaan op de harde schijf, USB-stick of server-share van uw computer (afhankelijk van waar u het maakt en opslaat).

Hoeveel kunt u opslaan in Outlook. PST-bestanden?

Vóór Outlook 2003/2007 konden. PST-bestanden slechts 2 gigabytes aan e-mail en bijlagen opslaan. Met Outlook 2003 en Outlook 2007 is de indeling gewijzigd, waardoor de .PST-bestanden naar behoefte kunnen groeien tot meer dan 20 gigabytes, tenzij de standaardconfiguratie wordt gewijzigd.
Eerlijk gezegd, laat ze geen 20 optredens krijgen. Het is een veel beter idee om uw .PST-bestanden niet groter te houden dan een paar optredens. Als u meer opslagruimte nodig hebt, maakt u een nieuw .PST-bestand in plaats van grote .PST-archieven te maken. Hoe groter de .PST-bestanden, hoe groter de kans op corruptie en gegevensverlies (plus hoe moeilijker het zal zijn om een back-up te maken van de slechte jongens.) U kunt zoveel .PST-bestanden aan uw Outlook-client toevoegen als u nodig hebt, dus logisch uw e-mail logisch scheiden over meerdere .PST-bestanden als u meer dan een paar GIG's van oude e-mail wilt opslaan.
TIP - Als u .PST-bestanden gebruikt om oude e-mail te archiveren, comprimeert u ze nadat u alle oude gegevens erin hebt gekopieerd. E-mail is meestal alleen maar tekst, dus het comprimeert ZEER leuk.

Hoe kan ik Outlook .PST-bestanden maken?

Het is GEMAKKELIJK, hier zijn een paar handleidingen voor Outlook 2007, 2013 en 2016.

Waarom gebruiken / .PST-bestanden maken? Voordelen?

Mailbox Size

Denk aan de eerste alinea van dit artikel? De meeste e-mailbeheerders beperken de grootte van zakelijke mailboxen. Hoe groter de mailbox, hoe meer schijfruimte ze nodig hebben, hoe meer ze nodig hebben voor back-up EN hoe meer tijd ze nodig hebben om die back-ups uit te voeren.
Als je een e-mail packrat (zoals ik), zal een 200 Megabyte mailbox het gewoon niet knippen. Dat is waar. PST-bestanden binnenkomen. Maak gewoon een .PST-bestand en versleep uw e-mail erin. Ze werken net als een normale mailboxmap in Outlook. Drag and Drop. Het is makkelijk! .
De nieuwste versies van Windows Search indexeren uw mailbox EN alle lokale .PST-bestanden (configureerbaar) die vrijwel onmiddellijke toegang tot alle e-mails mogelijk maken via de zoekfuncties die in Microsoft Outlook zijn ingebouwd.

Back-up en herstel na calamiteiten

Als u geen e-mailbeheerder hebt (of vertrouwt) die regelmatig back-ups maakt van uw e-mailserver, dan kopieert u uw e-mail (ja, u hoeft geen e-mail te VERPLAATSEN naar .PST-bestanden, u kunt deze ook kopiëren) naar een lokaal .PST-bestand is een snelle en eenvoudige methode om ervoor te zorgen dat uw e-mail kan worden hersteld in een server-DR-scenario.

Draagbaarheid

.PST-bestanden maken e-mail draagbaar. Stel dat u e-mail van de ene naar de andere postbus wilt verplaatsen. Bijvoorbeeld, misschien uw veranderende banen en wilt u wat oude e-mail meenemen. Of misschien verander je van host-provider. OF, misschien wilt u uw persoonlijke en zakelijke e-mail naar een .PST-bestand kopiëren, deze op een kleine USB-schijf bewaren en te allen tijde bij u houden. Zoals ik al zei, .PST-bestanden houden mail erg draagbaar. En ja, zo is een GMAIL-account maar dit artikel gaat niet over GMAIL :)

Veiligheid

Wist u dat het bijna onmogelijk is om te volgen / controleren of uw IT-afdeling / -afdeling uw e-mail aan het lezen is? Het verplaatsen van een "Gevoelige" of "Vertrouwelijke" e-mail van de Email / Exchange Server naar een lokaal .PST-bestand voegt een beveiligingslaag toe.
Opmerking: de meeste IT-afdelingen hebben de mogelijkheid om uw .PST-bestanden te pakken zonder dat u dit vanaf uw harde schijf op het werk weet. Daarom is het van essentieel belang dat u extra beveiliging op de harde schijf van uw computer toepast. Ik zal binnenkort een artikel over dit onderwerp schrijven, maar voor nu, bekijk dit artikel. Het is een beetje "GEEKY", dus ik zal het snel volgen met een artikel waarin enkele opties voor het beveiligen van .PST-bestanden worden uitgelegd.

Wat zijn de nadelen voor het gebruik van .PST-bestanden?

Toegang op afstand

Nadat e-mail is verplaatst naar een .PST-bestand, is deze niet langer beschikbaar op de server via toepassingen voor externe toegang zoals OWA of mobiele telefoons die SYNC met uw postvak bevatten. Om toegang te krijgen tot de e-mail in de .PST-bestanden, moet u een volledige Microsoft Outlook-client gebruiken. Een kleine USB-drive kan in deze situaties helpen. Het is echter nog steeds niet zo handig als het verlaten van e-mail op de server.

Mensen zullen je niet leuk vinden, en het is mogelijk dat je je baan kunt verliezen

.PST-bestanden na verloop van tijd (afhankelijk van hoeveel e-mail u ontvangt / bewaart) kunnen veel ruimte innemen op uw lokale computer of een serveraandeel, afhankelijk van waar u ze opslaat. IT-jongens hebben een hekel aan alles waar ze aan werken, tenzij het hun cv aan het opbouwen is, dus het plaatsen van veel gegevens ergens waardoor ze meer schijfruimte moeten kopen, verstoort ze.
Corporate Legal en de meeste Records Management-afdelingen houden niet van .PST-bestanden, omdat ze u de eindgebruiker in staat stellen om beleid voor het bewaren en vernietigen van bedrijfsdocumenten op eenvoudige wijze te negeren of te omzeilen.
Bedrijfsinformatie Beveiligingsteams houden ook niet van .PST-bestanden omdat, als Legal hen ooit vraagt om gegevens te herstellen voor een rechtszaak of dagvaarding. PST-bestanden kunnen de kosten en inspanningen van het herstel van gegevens teniet doen.

Systeem- en hersenprestaties

Hoe meer e-mails u heeft, hoe meer e-mail u en uw computer moeten volgen en verwerken.
Omdat meer e-mails en bijlagen worden geïndexeerd door Windows Search (of een andere e-mail / systeemindexering), is uw index groter EN ANDE zoekopdrachten duren langer.

Dus, hopelijk heb ik al je vragen over Microsoft Outlook .PST-bestanden beantwoord en een aantal hoogwaardige voor- en nadelen behandeld. Maar als ik iets gemist heb, aarzel dan niet om een reactie achter te laten of uw vraag op mijn forum te plaatsen.