Waarom ik papierloze verklaringen haat en hoe ermee om te gaan

Om de twee weken lijk ik een bedrijf te zien dat mij aanmoedigt om over te schakelen op papierloze facturering. Ze zullen me omkopen, maar ik heb de harde manier geleerd om dit "gemak" te bestrijden en kies altijd voor een echte rekening. Toen ik het gevecht verloor, heb ik een aantal nuttige strategieën ontwikkeld om problemen te voorkomen.

De verkooppitch voor papierloze facturering

Ik hoor het allemaal. Het papier is riskant. Iemand kan uw factuur uit uw mailbox halen en uw identiteit stelen. Ze kunnen het uit je vuilnisvat stelen. Oh nee! Natuurlijk, zodra ze de rekening zien, beseffen ze misschien dat ze niet veel te stelen hebben. Papier is onhandig. Stapels papier stapelen zich op en moeten worden aangepakt. Als je een hekel hebt aan rommel, heb je een hekel aan papier. Je haat het gedoe van het openen van een papieren envelop en het lezen van een factuur. Je zou een papercut kunnen krijgen! Vooral papierloos is beter voor het milieu. Minder papier betekent minder bomen doden.

Al deze voordelen hebben enige waarheid voor hen. Een dief kan informatie uit uw mailbox stelen en problemen veroorzaken. Ze zouden rekeningnummers kunnen krijgen en deze kunnen gebruiken in een gerichte scams op het gebied van social engineering. Het papier loopt op. Ik weet dat ik dat elke maand moet indienen. Ik respecteer ook de milieuaspecten van elektronische verklaringen. Ik recycle alles en ik haat ongewenste e-mail.

De zachte verkoop en de moeilijke verkoop om u te laten wisselen

Sommige verkopers geven de soft sell. Ze zullen me invoeren in een tekening voor gratis producten of diensten. AT & T vertelde me onlangs dat ik genoeg punten voor mijn rekening kon krijgen, maar alleen als ik papierloos factureer. Een paar plaatsen boden me studiepunten of cadeaubonnen. Ik hield het nog steeds vol.

De moeilijkere verkoop is dat ik de financiële gegevens niet kan downloaden naar diensten zoals Mint of Quicken, tenzij ik papierloos ga. Mijn bank rekent nu een vergoeding van $ 2, 00 als ik elke maand een verklaring wil. Ik denk dat papier erg duur voor ze is.

Het argument tegen papierloze facturering

Het National Consumer Law Centre (NCLC) analyseerde papierloze facturering en vond het concept niet consumentvriendelijk. Enkele van de redenen liggen voor de hand, zoals toegang tot breedband en technische kennis van oudere consumenten.

Zelfs de technisch onderlegde mensen moeten op hun hoede zijn voor papierloze facturering. We zijn allemaal overlopen via e-mail. Op het eerste gezicht kun je niet zeggen of dat een factuur of promotie in de e-mail is. Als u niet oplet met het afmelden van marketingberichten, kunnen noch u, noch uw spamfilter het verschil zien.

Over klein gesproken, aangezien meer mensen e-mail checken op mobiele apparaten, zijn deze verklaringen moeilijker te lezen. Als je papierloze rekening slechts een pdf is, heb je ofwel een buitengewoon zicht nodig, ofwel een vaste hand om elke lading te knijpen en in te zoomen. Waarschijnlijker: u ziet er "ziet er goed uit" en gaat verder met de volgende e-mail. Als uw facturen automatisch betaald zijn, hebt u niet veel reden om uw verklaringen te lezen. Dat "gemak" zorgt ervoor dat u fouten mist die u geld kosten. Als een dief je creditcard zou testen, zou je dan altijd die kleine lading kunnen zien?

Papieren rekeningen herinneren ons eraan dat een factuur moet worden betaald. Wanneer u dat papier krijgt, heeft het een vervaldatum waarvoor u moet zorgen. U kunt het in de koelkast plaatsen of het aan uw echtgenoot of accountant delegeren. De rommel en hantering of papier is een functie, geen bug. Met deze functie kunnen gezinsleden van oudere klanten facturen bijhouden.

Ten slotte wijst de NCLC erop dat papier een permanente registratie van uw rekening is. Als er een geschil is, hebt u een getimede momentopname. Als ze een fout maken, heb je een bewijs dat je de rekening hebt betaald. Als je bent geauditeerd, heb je papieren exemplaren van alles. Als een consument overlijdt, helpt dat permanente archief familieleden ontbrekende accounts te vinden.

Wanneer accountgegevens allemaal elektronisch zijn, is dit onderhevig aan alle risico's van computers en e-mails. Als u de toegang tot uw e-mail verliest vanwege een hacker of een schending van het wachtwoord, loopt u die elektronische facturen mis. De leveranciers wijzen erop dat fysieke post een risico is. Je hebt een grotere kans dat een e-mail wordt gehackt of onderschept dan dat iemand je post binnengaat. Als we dat scenario van het overlijden van een familielid nemen, kan het enkele weken duren voordat ze in hun e-mail terechtkomen. De fysieke rekeningen en verklaringen zullen echter blijven komen en iedereen kan die openen.

Zelfs als je ijverig bent en PDF's bijhoudt van al je rekeningen, zijn ze misschien moeilijk te vinden. De meeste uitspraken die ik download hebben generieke namen zoals "statement_03_05_16" of iets anders cryptisch. Ik kan Spotlight op mijn Mac gebruiken om ze te vinden, maar dat is niet altijd het geval.

Mijn vreselijke ervaringen met papierloze facturering

Ik heb er een paar. Ik begin met het verwerken van de creditcard voor mijn bedrijf. Dat bedrijf bood niet de mogelijkheid voor fysieke verklaringen. Ze zijn allemaal online. Op een dag besloten ze willekeurig om mijn account te sluiten. Ik weet niet zeker waarom, maar ik denk dat het iets te maken heeft met de bevriezing van de beveiliging die ik op mijn creditcard heb gezet. Ik verloor de toegang tot al mijn eerdere stortingsbewijzen. Ik had me een paar dagen niet verzoend en was buitengesloten van mijn informatie. Ik wist niet wie mijn bedrijf betaalde. Het beste dat het verwerkingsbedrijf zou doen, is me telefonisch op de hoogte stellen. Ik had ook niets te presenteren aan mijn accountant voor eindejaarsbelastingen. Gelukkig was alles in Quickbooks en had ik onze interne kwitanties om alles opnieuw te maken. Dat voorval had me moeten leren om pdf's van mijn rekeningafschriften te maken, maar dat gebeurde niet.

Nadat Costco is overgestapt van American Express naar Citibank, raakte ik opnieuw verbrand door papierloze facturering. Ik was ijverig en had mijn PDF's van elke maand. Toen werd ik druk en vergat ik een paar maanden. Toen ik het ging downloaden, klikte ik op dit scherm.

Gelukkig was die informatie in Citibank's account, dus het was een crisis afgewend. Door dit incident schreeuwde ik tegen mijn computer (en tegen mezelf) dat ik verantwoordelijk was voor papierloze facturering.

Een andere keer had ik een geschil met mijn spreekkamer. Ze zijn overgestapt op facturatiebedrijven. Ineens had ik een rekening van 4 jaar geleden waarvan ze zeiden dat die niet was betaald. Toen bedreigden ze de verzameling. Ik kon natuurlijk niet online toegang krijgen tot het oude factureringssysteem, hoewel ze beweerden dat dit wel kon. Pas toen ik ze een kopie van de rekening faxte, zouden ze de aanklacht verwijderen. Ik moest faxen omdat ze geen e-mails accepteren, hoewel de facturen per e-mail worden verzonden. Ga figuur.

Mijn situatie is niet uniek. Wanneer u een account sluit, verliest u meestal de toegang tot die historische informatie. Als je later een probleem ontdekt, zoals een te hoge prijs, kun je misschien moeite hebben om je onschuld te bewijzen. Een vriend van mij had dit probleem bij het retourneren van een set-top box naar zijn kabelbedrijf. Zijn rekening was ingesteld op automatisch betalen via zijn bank en zijn laatste rekening was een extra $ 200. Hij probeerde het kabelbedrijf te bellen, maar hij had het rekeningnummer niet en ze konden geen informatie over hem vinden. De klantenservice kan alleen actieve klanten vinden. Pas toen het naar collecties ging die hij had opgelost.

De juiste manier om papierloze rekeningen te accepteren

Als het je niet kost, vermijd ze

Als milieudeskundige haat ik extra papier. Om alle bovengenoemde redenen en de details in het NCLC-artikel, zal ik me altijd aanmelden voor papier. Geen enkele omkoping zal me overtuigen om over te stappen. Als je me echter laat betalen, zal ik waarschijnlijk iets doen. Ik zal deze uitspraken na een paar jaar versnipperen en recyclen, dus ik ben nog steeds enigszins milieuvriendelijk.

Opt-out van marketingboodschap en maak e-mailfilters

Een van de problemen met e-mailafschriften is het sorteren van legitieme transactionele berichten van promotionele berichten. Controleer het beleid van elk bedrijf over marketingberichten en opt-out of meld u af voor zo veel mogelijk mensen. Markeer ze niet alleen als spam in uw e-mailprogramma; uw e-mailprogramma kan alle berichten van hen behandelen als spam. Dat betekent dat je je verklaring mist.

Meestal heeft het e-mailbericht met uw verklaring dezelfde onderwerpregel. Ik markeer die boodschap om nooit junkmail in te gaan. Ik heb Gmail ingesteld om dat bericht een aangepast label en ster te geven, dus ik zal het altijd onthouden om het te controleren.

Stel herinneringen in om facturen te downloaden (en betalen)

Als u papierloos factuurt, ontvangt u geen herinnering in de post dat een factuur moet worden betaald. Aangezien veel mensen automatische betalingen doen via een bankcheque of een creditcard, negeert u die maandelijkse verklaring misschien helemaal. Maak die fout niet. U loopt het risico om problemen met uw account te missen.

Behandel in plaats daarvan die maandelijkse e-mail als een afspraak in uw agenda. Stel het in als een terugkerende afspraak om uw verklaringen van de leverancier te downloaden. Als ze je de rekening per e-mail sturen en je hebt niets te downloaden, verander dan die e-mail in een pdf en download deze naar je computer. In e-mail bewaren is niet veilig genoeg als u de toegang tot uw e-mailaccount zou verliezen. Elke maand moet je een verklaring downloaden. Anders kom je alle eerder genoemde potentiële problemen tegen. U hoeft ze niet af te drukken, maar u kunt er niet op vertrouwen dat die informatie toegankelijk is wanneer u ze nodig hebt. Dat is waarom je controle moet nemen.

Mijn pensioen-beleggingsrekening heeft geen factuur per se, maar heeft een maandoverzicht. Ik stel elke maand een herinnering in om die informatie te downloaden. Hoewel ze me e-mailen om me eraan te herinneren mijn verklaring te downloaden, vind ik het leuk om proactief te zijn.

Sorteer en classificeer die gedownloade overzichten

Nadat ik een rapport heb gedownload, is het volgende dat ik doe de naam van het gedownloade bestand wijzigen. U kunt uw eigen strategie maken, maar de mijne is de naam van de leverancier, vervolgens de laatste vier van het accountnummer en vervolgens de datum. Mijn bankafschrift kan bijvoorbeeld Bank_1234_01_12_16.pdf zijn. Ik maak vervolgens een map voor elke account en verplaats die daar naartoe. Ik heb een slick en gebruik Hazel om ze naar de map te verplaatsen op basis van de verkoper.

Maak een back-up van uw computer

Ik weet dat dit je vaak is verteld, maar we kunnen het net zo goed herhalen. Hoewel het onwaarschijnlijk is dat uw papieren records vernietigd raken, kan uw harde schijf defect raken of kan uw computer worden getroffen door een virus. Als u geen back-up maakt, beschikt u niet over de historische gegevens van de instructie als deze allemaal elektronisch zijn.

Probeer Financial Management Software Like Mint of Quicken

Zelfs als u uw gedownloade rapporten hebt, is het misschien moeilijk om een ​​transactie te vinden. Ik vind de extra beveiliging prettig dat een online programma mijn verklaring voor mij controleert. Toen ik problemen had met mijn Costco-account, kon ik de spullen vinden die ik nodig had in Mint.

Accepteer wat je niet kunt veranderen

Meer bedrijven gaan over op deze papierloze strategie, die de last van het beheer van het account naar u toe duwt. Als u uw deel van het beheer van deze verklaringen doet, beschermt u uw bezittingen. Papierloos is niet veiliger of handiger dan papier, maar het is de onvermijdelijke verschuiving van de kosten.