Google Apps - Chatgeschiedenis uitschakelen en de record afdwingen

Google Chat-geschiedenis wordt standaard opgeslagen in Gmail-accounts van gebruikers en kan worden geopend onder het label Chats. Hoewel gebruikers chatgeschiedenisregistratie kunnen uitschakelen, doen velen dat niet omdat ze waarschijnlijk niet eens weten dat de instelling bestaat. Als u een bedrijf bent dat 'Google is vergeten', is dit een probleem. Waarom?

Ik heb een aantal jaren in de informatiebeveiliging op bedrijfsniveau gewerkt en wat ik heb gevonden is dat mensen geneigd zijn om enkele zeer ongepaste dingen in chat of e-mail te zeggen. Normaal gesproken is dit omdat veel medewerkers e-mail als zeer formeel beschouwen en chatten als tijdelijk, net als een telefoongesprek. Tenslotte luistert niemand naar die chat-conversatie toch? Fout. Zoals ik heb uitgelegd, registreert Google Chat die IM-chatgesprekken standaard, waardoor ze allemaal gemakkelijk kunnen worden gevonden als uw bedrijf wordt bediend met een gegevensdetaches. Ja, dat kan heel erg slecht zijn.

Het goede nieuws is dat Google Apps de systeembeheerder toestaat om het opnemen van de chatgeschiedenis uit te schakelen en de instelling "Off the record" wereldwijd forceren voor alle Google Apps-gebruikers in uw bedrijf. Dit is hoe je het doet.

Meld u aan bij uw Google Apps Management Console met uw beheerdersgegevens en klik op Instellingen.

Klik op Chatten in de linkerzijbalk.

Vink het selectievakje Chatgeschiedenis uitschakelen aan door alle toekomstige chats te dwingen "Off the Record" te zijn.

Sla de wijziging op door op Wijzigingen opslaan te klikken.

Vanaf dit punt worden toekomstige chatgesprekken niet gearchiveerd in het Gmail-account van uw gebruiker in Google Apps. Eerdere chatsessies blijven echter bestaan, tenzij ze door de gebruiker worden verwijderd. Helaas biedt Google systeembeheerders geen manier om oude chatgeschiedenisgegevens te verwijderen, dus als u een bedrijf bent dat deze opschoning nodig heeft, raad ik u aan contact op te nemen met uw Google-accountbeheerder.