Veranderingen in Word 2016-documenten bijhouden

Als u met teamleden samenwerkt aan projecten of contracten met redlines markeert, kunnen wijzigingen in Microsoft Word levensreddend zijn! Track Changes is een ingebouwde functie in Microsoft Word die echt goed werkt in het proces. Zelfs als u niet aan complexe projecten werkt, zoals overnames, fusies, contracten of het schrijven van een bestseller - Track Changes kunnen net zo nuttig zijn voor kleine groepsprojecten, zoals schoolopdrachten.

Sinds we deze functie voor het laatst hebben behandeld in Microsoft Word 2010, zijn er belangrijke verbeteringen doorgevoerd die Track Changes nog krachtiger maken. Met de beschikbaarheid van Office Online kunnen gebruikers realtime samenwerken aan een document en dat is een van de spannende nieuwe functies die we in dit artikel bekijken.

Schakel Wijzigingen in en gebruik deze in Word 2016

Stap 1: Inhoud starten

U moet beginnen met wat inhoud in het document waarmee u samenwerkt. Dit deel van het document wordt geschreven door een andere gebruiker. De eerste alinea is door mij geschreven.

Stap 2: Schakel wijzigingen in de track in
Als u wijzigingen wilt bijhouden, gaat u naar het tabblad Controleren en klikt u op Wijzigingen bijhouden in de volggroep (u kunt ook op CTRL + SHIFT + E drukken).

Als Wijzigingen bijhouden is ingeschakeld, ziet u aan de rechterkant van het scherm een ​​ballon voor elke auteur.

Stap 3: Bewerken

Wijzigingen bijhouden in Word gebruikt kleurcoördinatie om verwarring te voorkomen. De eerste auteur is blauw en de tweede is rood. Wanneer extra auteurs bewerkingen uitvoeren, krijgen ze ook een unieke kleur toegewezen.

Wanneer er bewerkingen in het document worden aangebracht, verschijnt een verticale lijn naast de alinea om de wijzigingen aan te geven die in het document zijn aangebracht. Merk op dat de eerste alinea dit niet heeft omdat Wijzigingen bijhouden pas later in het document is ingeschakeld. Wanneer u op de balk Wijzigingen tonen klikt, activeert deze direct een hoogtepunt van alle bewerkingen die in het document zijn aangebracht, samen met hun commentaar. Als u deze ingeschakeld houdt en bewerkingen uitvoert, ziet u de wijzigingen in realtime terwijl u typt en verwijdert.

Stap 4: Opmerkingen, ballonnen & extra bewerkingshulpmiddelen

Als u een opmerking over een woord of alinea wilt toevoegen, markeert u deze en selecteert u het tabblad Controleren en klikt u op Nieuwe opmerking in de groep Opmerkingen . Uw opmerkingen verschijnen dan aan de rechterkant van het document wanneer het document gefinaliseerd is; je kunt ze uitschakelen.

Een van de dingen die u opvalt wanneer u speciale opmaken toepast, zoals Vet, Cursief of Onderstrepen, een opmerking wordt automatisch toegevoegd aan de trackwijzigingen genaamd Opgemaakt.

U kunt ook aanpassen hoe u wilt dat ballonnen in het document worden weergegeven. Als u bijvoorbeeld alle revisies wilt zien die door elke auteur aan het document zijn toegevoegd, klikt u op Tabblad Beoordeling > Markering opmaken> Ballonnen > Wijzigingen in ballonnen tonen.

herzieningen

In het revisiedeelvenster ( Review > Reviewing-paneel ) kunt u alle bewerkingen van elke auteur bekijken die u verticaal of horizontaal op het scherm kunt bekijken. U kunt op een woord of alinea klikken in het deelvenster Revisies en het navigeert automatisch naar dat deel van het document.

Stap 5: Accepteer of verwerp wijzigingen die in het document zijn aangebracht

Als u akkoord gaat met de wijzigingen die in het document zijn aangebracht, kunt u deze accepteren of afwijzen. Klik op de balk Wijzigingen tonen om de wijzigingen van de andere auteur te markeren, ga naar het tabblad Controleren en klik op de knop Accepteren om te bevestigen.

U zult nu merken dat de wijzigingen onmiddellijk worden toegepast.

Stap 6: Documenten vergelijken of combineren

Een ander handig kenmerk waarop auteurs kunnen profiteren is de mogelijkheid om een ​​document te verslaan. Als twee auteurs bijvoorbeeld dezelfde documenten in twee exemplaren samenvoegen en er apart aan werken, kunnen ze de twee versies later vergelijken en combineren. Zolang ze qua structuur vergelijkbaar zijn, kun je ze combineren om een ​​definitief document te maken.

Als u wijzigingen wilt vergelijken en combineren, selecteert u het tabblad Beoordeling, klikt u op Vergelijken en selecteert u vervolgens het originele document in het veld, selecteert u de gereviseerde versie en klikt u vervolgens op OK.

Microsoft Word presenteert vervolgens een driedelige weergave van het document waarin het hoofdscherm wordt weergegeven als het laatste document met gecombineerde inhoud en de originele en alternatieve exemplaren in een mini-venster. Wanneer u doorloopt, kunt u de wijzigingen vergelijken. Dit gebeurt bij voorkeur op een scherm met voldoende schermresolutie.

Wanneer u klaar bent om de documenten in een definitieve kopie te combineren, gaat u terug naar het tabblad Controleren klik op Vergelijken en klik vervolgens op combineren. Selecteer het originele document in het veld en selecteer vervolgens de herziene versie en klik vervolgens op OK.

U ziet dan het gecombineerde document samen met de wijzigingen die door andere auteurs in een andere kleur zijn aangebracht.

Integratie met Office Online

Een van de killer-functies van Google Apps zijn de real-time samenwerkingstools. Microsoft heeft eindelijk ingehaald dankzij de Office Online-suite met een webversie van Word. Een nieuwe functie in Word 2016 is de mogelijkheid om te delen en te bekijken wie aan uw document werkt. Klik hiervoor op de knop Delen en sla het document op in uw OneDrive-map.

In het deelvenster Delen worden vervolgens extra opties weergegeven, met de mogelijkheid om personen uit te nodigen om het document met verschillende beperkingen te bewerken. U zult ook merken dat de opties Auteurs blokkeren en Beperken nu zijn ingeschakeld in de Protect- groep. Als u Office 365 gebruikt in een bedrijfsomgeving, kunt u auteurs uitnodigen om samen te werken.

Voor dit artikel zal ik de link Een share delen gebruiken die ik zal e-mailen naar andere auteurs waarmee ik wil samenwerken aan het document.

Wanneer u of de andere auteur Word Online laadt en wijzigingen aanbrengt, worden andere personen die aan het document hebben meegewerkt in realtime op de hoogte gebracht.

Hier kunt u zien dat opgeslagen bewerkingen van de andere auteur een kleurcode hebben in een blauwe markering.

Wanneer een auteur het document niet meer bewerkt, wordt u hiervan op de hoogte gesteld in Word 2016.

Zoals u ziet, is Track Changes nog krachtiger dankzij de realtime samenwerkingsfuncties. Of u nu aan grote of kleine projecten werkt, Word 2016 maakt het gemakkelijk om iedereen op dezelfde pagina te houden. Kleurcoördinatie, delen, realtime bewerken en cloudintegratie met OneDrive dragen allemaal bij aan een boeiende ervaring.